Faciliter la certification des comptes avec les solutions du Groupe PSIH

Faciliter la certification des comptes avec les solutions du Groupe PSIH

Le DIM, un acteur essentiel pour la certification des comptes des établissements de santé

Dans le cadre de la certification des comptes des établissements publics de santé, inscrite dans la loi HPST (« Hôpital, patients, santé et territoires ») de juillet 2009, il est demandé au service DIM de mettre en place une démarche d’assurance qualité traçable sur le processus des recettes (séjours).

Le guide d’auditabilité des recettes T2A MCO rédigé par la DGOS donne des préconisations précises sur les fonctionnalités indispensables des outils de contrôle des données médico-économiques :

"Pour outiller l’établissement, il est nécessaire d’industrialiser dans les logiciels de production ou de contrôle des données médico-économiques les modalités de production et de partage des éléments suivants :

  • Traçabilité des règles de contrôle mises en œuvre
  • Impression – objectivation sous forme lisible par le tout venant
  • Statistiques du nombre de dossiers repérés par l’application de chaque règle
  • Bilan du nombre de dossiers touchés
  • Traçabilité des retours au dossier
  • Traçabilité des modifications de valorisation
  • Production des indicateurs de suivi par période"

Ces contrôles doivent être obligatoirement tracés sur l’ensemble de l’année et les modifications historisées afin que le commissaire aux comptes ait la preuve que ceux-ci ont été effectués, tout contrôle non classé étant réputé inexistant.
Le rôle du Département d’Information Médicale s’inscrit donc clairement dans la mise en œuvre et le suivi du plan d’action permettant d’assurer l’exhaustivité et la qualité des données transmises.

Des procédures de contrôle interne jugées insuffisantes

Dans le bilan des différents exercices de certification des comptes des établissements publics de santé de la Direction Générale des Finances Publiques, il est précisé que le cycle des recettes constitue le deuxième motif de réserves lors des certifications, avec 28% de réserves formulées en 2016 (contre 27% en 2015). Il est donc primordial pour le Département de l'Information Médicale (DIM) de disposer d’outils permettant de justifier les recettes lors des procédures d’audit du certificateur.

MCO et Qualifact pour faciliter le processus de contrôle interne

Pour aider le service DIM à présenter son processus de contrôle sur les recettes T2A, le Groupe PSIH propose maintenant à ses utilisateurs une historisation de tous les imports de résumés de séjours standardisés (RSS) dans le logiciel MCO, ainsi que l'intégralité des annotations des différents contrôles Qualifact MCO. Ces historisations constituent ainsi des  éléments de preuves pour la certification des comptes.

Une valorisation historisée des séjours pour mesurer l’impact du processus de contrôle dans MCO

Les données inhérentes aux séjours (RSS / Anohosp) sont historisées à chacun des imports. Une nouvelle page permet de restituer les évolutions de valorisation entre les différents imports.

Un autre tableau de bord est disponible pour visualiser les informations sur les séjours supprimés (par exemple les séjours qui devraient être codés comme des consultations externes et non comme des RSS).

Un suivi précis du processus de contrôle et des variations de recettes réalisé dans Qualifact MCO & SRE

Les annotations et commentaires associés à chaque séjour ciblé par un test sont désormais historisés. Il est donc simple de voir, pour chacun des séjours, l’ensemble des tests qualité qui l’ont ciblé avec les statuts, les commentaires, les dates et les utilisateurs ayant réalisé les différentes annotations. Associé à l’information GHM/GHS et à la valorisation, il devient donc possible de mesurer le gain de recettes réalisé par le biais du processus de contrôle des recettes.

Ces éléments permettent d’obtenir une traçabilité complète des règles de contrôle mises en place et des modifications de valorisation effectuées,  exigées par le commissaire aux comptes dans le cadre de la certification. L’exhaustivité de ces données peut être exportée dans un fichier à la demande du certificateur.

Un levier de performance pour les établissements de santé

En imposant la mise en œuvre d’un contrôle interne, la certification des comptes constitue un puissant levier d’amélioration des processus comptables et du pilotage financier des établissements. Cependant, il est important de souligner que la fiabilisation des comptes est un objectif pour tous les établissements publics de santé, qu’ils soient soumis ou non à l’obligation de certification de leurs comptes.

Il prend tout son sens dans le contexte des GHT car il conduit à une homogénéisation des pratiques et à une amélioration globale de la performance des établissements.

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